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电子发票没有了章,怎么知道是真的?

时间:2020-11-12  聚合网wirss.com  

  今年三月份,财政部和国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号),这个文件肯定了电子凭证法律地位,允许符合条件的电子凭证可以仅使用电子形式归档的同时,要求“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”这让很多企业都犯了难。

  一来现在打印报销电子发票非常普遍,大部分企业都要求员工打印报销;二来企业要按照要求保存电子发票的电子源文件的话,不是简单地让员工把文件发送过来,而是要确保员工发送过来的电子文件真的是一张电子发票文件,而不是网页截图等等其他文件。特别是现在新版电子发票原文件上看不到发票专用章了,要怎样才能确认一个文件是真的电子发票呢?今天我们就整理一下完整的电子发票查验方法。

  老办法仍然有用——增值税发票查验平台手工查验

  电子发票时代,仍然可以通过全国增值税发票查验平台进行发票查验,同时这也是手工方式下最安全、最完整的发票真实性查验方式。

  使用IE内核的浏览器登录“国家税务总局全国增值税发票查验平台”https://inv-veri.chinatax.gov.cn/后,手工输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额等信息,就可以查询电子发牌真伪。

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  如果发票本身是真的,就能查询到,并且显示查验明细,企业可以进一步进行核对。

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  在确认电子发票真实性的同时,还能够在发票查验明细页面直接下载保存电子发票的源文件。

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  这种方法是最为安全,最能确定发票真实性的查验方法,只是手段上并没有特别的突破,仍然需要耗费大量时间。

  手工快速查验——查验OFD版式文件的签章

  当企业获取到OFD格式的电子发票版式文件后,可以通过版式文件阅读器人工查验发票签章的办法,来解决发票真伪查验。

  首先,企业需要进入“国家税务总局全国增值税发票查验平台”进入【相关下载】页面(网址:https://inv-veri.chinatax.gov.cn/xgxz.html),下载和安装OFD文件阅读器。

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  安装OFD文件阅读器后,就可以打开OFD格式的电子发票了。

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  OFD电子发票文件中整合了企业和税务机关两个电子签章,分别在左下方和正上方,企业可以通过右键点击这两个位置,选择验证来进行签章有效性的查验。这里建议验证正上方的税务机关电子签章,比验证企业的签章更加安全。

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  如果电子签章有效,则会弹出提示“该签章有效!受该签章保护的文档内容未被修改。改签张之后的文档内容无变更。”换言之,这是一张真发票,而且票面信息和开具的时候一模一样,没有被认为篡改过。

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  通过这种方式,只要打开电子发票文件后,使用鼠标点点点就可以完成发票真伪的查验。比使用增值税发票查验平台要快不少。

  这种办法的逻辑是通过查验发票文件的真伪来同步进行发票数据真伪的查验,大部分情况下都能够实现准确查验,但在极为个别的情况下,如果上游开票方把发票冲红,这种办法就没有那么灵光了,它只能查出发票文件的真伪,但无法同步获取发票在税务机关系统中的状态。因此还需要结合供应商信誉等情况综合评估是否需要使用第一种办法进行严格的查验操作。

  同时,这种方法在实际操作中需要报销申请人同时提交电子发票原件,这对于财务人员来说又会产生收集、整理、存储等工作量。因此虽然是由录入信息查验变成鼠标点击查验,但实际工作量未必降低很多。

  新办法解决新问题——自动化系统查验

  上面两种办法都能保证电子发票的查验工作,但仍然大量依赖于人工,无法释放电子发票在计算机环境下的处理速度优势和准确性优势。加上电子发票经过多年发展,已经实现了多种场景开票,这同样带来了企业受票场景非常多,如果发票管理数量稍稍增加,就可能让发票管理工作更为复杂。

  随着技术进步,自动化的系统查验工作已经变得可行,例如用友税务云,可以支持移动端、PC端发票上传管理和自动查验,不但可以在发票上传的时候实现秒查,还可以通过OCR识别、提取全票面信息等手段快速查验纸质发票文件,化繁为简,大量提高发票查验和管理效率。

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  用友税务云帮助企业在勾选认证前对发票再次进行快速查验并及时提醒是否出现被红冲的走逃票,进一步帮助企业合规管理发票。

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